Welke documenten heeft de notaris nodig?

Een compromis dat moet wachten op een ontbrekend attest, zorgt voor stress die makkelijk te vermijden is. Welke notaris documenten nodig zijn, hangt af van uw dossier, maar bij een verkoop in Vlaanderen zijn een EPC, asbestattest en elektrische keuring vaak de eerste documenten die op tafel moeten liggen. Regel die tijdig, dan kan uw notaris het dossier correct voorbereiden en vermijdt u vertraging vlak voor de ondertekening.

De notaris verzamelt zelf veel informatie, zoals stedenbouwkundige gegevens, eigendomstitels en bodemattesten. Toch ligt een belangrijk deel van de voorbereiding bij de eigenaar. Zeker bij een oudere woning is het verstandig om niet te wachten tot er een koper is of de compromisdatum vastligt.

Welke documenten heeft de notaris nodig bij verkoop?

Bij de verkoop van een woning of appartement zijn er twee soorten documenten. Enerzijds zijn er attesten waarvoor u als verkoper moet zorgen. Anderzijds zijn er opzoekingen die de notaris aanvraagt om de juridische situatie van het pand te controleren. Die verdeling is belangrijk: een notaris kan veel opvragen, maar hij kan geen EPC of asbestattest opstellen zonder inspectie van de woning.

Voor de meeste residentiële verkopen in Vlaanderen kijkt u eerst naar het energieprestatiecertificaat, het asbestattest en de elektrische keuring. Daarnaast vraagt de notaris onder meer informatie op over het kadaster, mogelijke erfdienstbaarheden, stedenbouwkundige vergunningen, voorkooprechten en de bodemtoestand. Bij een appartement komen daar vaak documenten van de vereniging van mede-eigenaars bij.

De precieze lijst is nooit volledig hetzelfde. Verkoopt u een recente woning met een conforme elektrische installatie, dan is het dossier anders dan bij een huis uit 1965 dat u geërfd hebt. Ook een schenking, echtscheiding of verdeling van een eigendom vraagt eigen documenten. Uw notaris beoordeelt uiteindelijk wat voor uw akte noodzakelijk is.

EPC: nodig vóór u uw woning op de markt brengt

Een geldig EPC is verplicht wanneer u een woning of appartement verkoopt. Het vermeldt de energieprestatie van het pand en moet beschikbaar zijn voordat de woning te koop wordt aangeboden. De EPC-score hoort ook thuis in de publiciteit van de woning.

Voor de notaris en de koper is het EPC meer dan een formaliteit. De score kan wijzen op een renovatieverplichting of op verwachte energiekosten. Bij bepaalde woningen met een laag label gelden er na aankoop renovatievoorwaarden. De koper moet dus tijdig weten waar hij aan toe is, en de notaris neemt de juiste informatie op in het compromis en de akte.

Een EPC blijft doorgaans tien jaar geldig, zolang het nog bruikbaar is voor uw situatie. Hebt u intussen ingrijpende energiewerken uitgevoerd, zoals dakisolatie, nieuwe beglazing of een warmtepomp? Dan kan een nieuw EPC nuttig zijn, ook al is het oude formeel nog niet verlopen. Een betere score maakt de woninginformatie vollediger en kan een verschil maken in de verkoop.

Asbestattest: verplicht voor veel oudere woningen

Verkoopt u een toegankelijke constructie die gebouwd is vóór 2001, dan is een geldig asbestattest verplicht. De koper moet dit attest ontvangen uiterlijk bij de ondertekening van het compromis. Wachten tot de notariële akte is dus te laat.

Een OVAM-erkende asbestdeskundige inspecteert welke materialen toegankelijk zijn en waar mogelijk asbest aanwezig is. Het attest zegt niet alleen of er asbest werd aangetroffen, maar beschrijft ook de toestand van de materialen en welke acties aangeraden zijn. Dat geeft de koper een eerlijk beeld van het pand en voorkomt discussies achteraf.

Een asbestattest betekent niet automatisch dat u eerst moet saneren om te mogen verkopen. Veel toepassingen, zoals hechtgebonden asbest in goede staat, kunnen onder voorwaarden blijven zitten. Losse, beschadigde of risicovolle materialen vragen wel sneller actie. De praktische conclusie hangt dus af van de toestand, de locatie en geplande werken.

Bij een appartement moet u bovendien onderscheid maken tussen uw privatieve deel en de gemene delen. Voor de gemeenschappelijke delen kunnen aparte verplichtingen en termijnen gelden. Vraag bij twijfel tijdig na welke attesten al aanwezig zijn bij de syndicus en welke documenten nog ontbreken voor uw verkoopdossier.

Elektrische keuring: duidelijkheid over de installatie

Bij de verkoop van een woning met een oude elektrische installatie is doorgaans een elektrisch keuringsverslag vereist. De keurder controleert de installatie volgens het AREI. Ook wanneer de installatie niet conform is, kan de verkoop meestal doorgaan, op voorwaarde dat het verslag correct aan de koper wordt bezorgd en de wettelijke afspraken worden gevolgd.

Een negatief verslag is dus geen verkoopsverbod. Het is wel relevante informatie. Bij een niet-conforme installatie moet de koper de installatie in principe binnen de voorziene termijn na de authentieke akte in orde laten brengen en opnieuw laten keuren. De notaris verwerkt dit in het dossier, zodat beide partijen weten wat de situatie is.

Een recent positief keuringsverslag is niet altijd onbeperkt bruikbaar. De geldigheid en bruikbaarheid hangen af van het type installatie, de datum van de vorige keuring en eventuele wijzigingen. Laat daarom niet alleen het verslag, maar ook de eendraadsschema's en situatieschema's nakijken. Ontbreken die plannen, dan kan dat invloed hebben op de keuring.

Documenten die uw notaris meestal zelf opvraagt

Niet alles moet u zelf verzamelen. De notaris voert wettelijke controles uit om na te gaan wat precies verkocht wordt en welke rechten of beperkingen op het pand rusten. Dat beschermt zowel u als de koper.

Hij vraagt bijvoorbeeld een bodemattest aan, onderzoekt stedenbouwkundige informatie en controleert of er hypotheken, beslagen of voorkooprechten zijn. Ook gegevens over de kadastrale ligging, de eigendomsgeschiedenis en eventuele erfdienstbaarheden horen bij die juridische controle. Als er nog een lening op uw woning rust, stemt de notaris ook de nodige formaliteiten af voor de doorhaling van de hypotheek.

U helpt het dossier vooruit door uw aankoopakte, eventuele plannen, vergunningen, facturen van relevante verbouwingen en informatie over lopende huurcontracten klaar te leggen. Hebt u zonnepanelen, een thuisbatterij, een stookolietank of een verhuurde woning? Meld dat meteen. Niet elk element vraagt een apart attest, maar het kan wel gevolgen hebben voor de informatie in de akte.

Bij schenking, erfenis of overdracht gelden soms andere regels

Een verkoop is niet de enige reden waarom iemand documenten voor een notaris nodig heeft. Bij een schenking of verdeling na een relatiebreuk vraagt de notaris eveneens informatie over het pand, de eigendom en eventuele schulden. De verplichte attesten kunnen verschillen van die bij een verkoop.

Een EPC is bijvoorbeeld vooral gekoppeld aan verkoop en verhuur. Een asbestattest is bij een klassieke verkoop van een oudere toegankelijke constructie wel verplicht, maar niet elke notariële overdracht valt onder exact dezelfde verplichting. Bij een nalatenschap speelt dan weer de vraag welke documenten beschikbaar zijn voor de erfgenamen en of zij later willen verkopen.

Ga dus niet uit van een standaardlijst die u online zag. Vertel uw notaris duidelijk wat er gebeurt: verkoop, schenking, verdeling, erfenis of verkoop uit een vennootschap. Zo krijgt u gericht advies en betaalt u niet voor documenten die voor uw specifieke overdracht niet nodig zijn.

Zo voorkomt u vertraging voor het compromis

De beste aanpak is eenvoudig: begin zodra u de verkoop overweegt. Een EPC, asbestinspectie en elektrische keuring vragen elk een plaatsbezoek, verwerking en verslag. Als een keuring een probleem blootlegt, hebt u bovendien nog tijd om te beslissen of u herstelt, verkoopt in de huidige staat of extra toelichting geeft aan kandidaat-kopers.

Werk met één duidelijke planning. Verzamel eerst uw bestaande documenten, controleer welke attesten nog geldig zijn en plan de ontbrekende inspecties samen in. Voor eigenaars in Antwerpen en Limburg kan Asbestify het asbestattest, EPC en de elektrische keuring onder één aanspreekpunt coördineren. Dat betekent minder afspraken, een helder overzicht en documenten die klaar zijn voor de notaris.

Leg de attesten na ontvangst ook meteen aan uw makelaar of notaris voor. Zeker het asbestattest en de elektrische keuring verdienen een snelle controle: niet omdat u alle technische details zelf moet begrijpen, maar omdat u tijdig ziet of er nog documenten, plannen of verduidelijkingen nodig zijn.

Een volledig dossier geeft rust aan alle partijen. U verkoopt transparant, de koper weet wat hij koopt en uw notaris kan het compromis voorbereiden zonder lastminute verrassingen. Begin dus niet bij de akte, maar bij de woning zelf: daar liggen de documenten die uw vastgoedtransactie vlot maken.